Cultura burocrática, piedra de tropiezo de la Universidad

Cuando el Instituto Nacional de Energía y Sostenibilidad Isleña (INESI) de la Universidad de Puerto Rico (UPR) comenzó a trabajar con la Oficina Estatal de Política Pública Energética no sabía que sería tan complicado que el sistema universitario le pagara por su trabajo prestado al gobierno.

Y en esta ocasión, el problema no es culpa de la agencia gubernamental que se ha tardado en pagar como pasa en muchas ocasiones, como en el Departamento de Educación, sino es de la UPR quien por su aparato burocrático no ha sabido cómo desembolsarle ese dinero a profesores que fungieron como expertos en temas de energía renovable.

La situación es preocupante, no solo para los catedráticos que invirtieron de su tiempo, esfuerzo y conocimiento de manera gratuita (hasta ahora), sino porque la UPR está destinada a convertirse en prestadora de servicios para el gobierno y su cultura burocrática podría impedir que los esfuerzos para que la institución atraiga fondos se desvanezcan.

Y es que ante la fuerte crisis económica que enfrenta el país, el gobierno propuso que la Universidad de Puerto Rico se convierta en uno de sus principales proveedores de servicios. Para buscar atajar la crisis fiscal del gobierno –que ronda por los $70 mil millones– y fortalecer las finanzas del sistema universitario –que en 2015 cerró con un déficit de $1,600 millones­– Rosselló firmó la Orden Ejecutiva 2017 – 021.

Esta orden del Primer Mandatario establece que todas las agencias de la rama ejecutiva deberán tener como prioridad contratar la UPR para recibir servicios profesionales y de capacitación. Según Rosselló Nevares, el estado invierte más de $450 millones en contrataciones externas y esta medida llevaría a la universidad recursos monetarios que hoy no tiene, además de mitigar las limitaciones y los retos fiscales de la URP.

Sin embargo, ni el mandato de Rosselló Nevares ni la Ley para la administración y transformación de los recursos humanos en el Gobierno de Puerto Rico, conocida popularmente como la Ley del Empleador Único, mencionan cómo se ajustará el andamiaje burocrático de la UPR para agilizar los procesos y convertir a la universidad en un prestador de servicios eficaz.

Si bien todos los entrevistados para este artículo resaltaron que la medida es vital para que el sistema universitario se fortalezca y que no dudan del excelente capital intelectual del primer centro docente del país, sus vivencias diarias ejemplifican las tuercas que no engranan con la encomienda de prestación de servicios al gobierno.

“La universidad tiene que reinventarse”

Por ejemplo, INESI es actualmente el único instituto multidisciplinario y multirecinto en la UPR. Su diseño tiene como propósito identificar todos los recursos existentes en las unidades y recintos del sistema universitario que pudieran aportar al desarrollo de proyectos, ofrecimientos de consultoría experta, realizar trabajo comunitario o cualquier actividad necesaria para el funcionamiento tanto gubernamental como en el sector privado.

En su cotidianidad, INESI busca allegar dinero a la UPR sirviendo a la comunidad. Y así lo ha hecho. Aunque no es su prioridad, solicitar fondos externos a agencias federales, el instituto logró una beca de $300,000 de la Environmental Protection Agency (EPA), explicó Cecilio Ortiz, catedrático asociado del Departamento de Ciencias Sociales del Recinto de Mayagüez y miembro del Comité Timón del instituto.

Pero no todo es color de rosa. Su misión con la Oficina Estatal de Política Pública Energética de Puerto Rico, creada por la Ley 57 de transformación y alivio energético, es servir de catadores de toda tecnología renovable que intentan venderle al gobierno.

“A Puerto Rico llegan todos los días personas que te prometen que tiene tecnología que te producen más kilowatts que el Sol”, bromeó Ortiz. “El gobierno necesita un ente que compruebe la veracidad de esas propuestas. Yo le doy ese servicio, ellos nos contratan, yo le consigo el experto de la tecnología que le están vendiendo y ellos pagan por el servicio de consultoría”, explicó.

Aunque el miembro directivo de INESI resaltó que la oficina gubernamental –en este caso– paga con prontitud, “todavía hay cheques, que ya la agencia pagó, pero que la universidad no sabe cómo pagarlos [a los docentes]. ¿Por qué? porque la universidad no está diseñada para trabajar con cosas como INESI, que está trabajando a una velocidad rápida”.

Según explicó Ortiz, lo que sucede es que la UPR tiene protocolos de pago. Cuando llega el cheque del trabajo realizado a Administración Central lo primero que verifican es qué profesor lo ejecutó. Si el cheque no es para el Recinto de Río Piedras se procede a investigar de dónde efectivamente es el profesor. Si está en Mayagüez, pues entonces se tiene que tramitar por ese Recinto. Luego se le tiene que justificar a Administración Central cómo el catedrático manejó su tiempo, qué carga académica posee y un largo etcétera.

“La universidad tiene que reinventarse para poder lidiar con un mundo exterior que no es como ella”, sentenció el catedrático, quien resaltó que necesita pagarles a sus expertos en un lapso de tiempo razonable.

“Estos esfuerzos innovadores están chocando contra las estructuras arcaicas del proceso financiero de la universidad. La verdadera transformación es innovar esos procesos para que la universidad pueda convertirse en un actor de peso resolviendo problemas sociales. Con tantos recursos que tiene, no puede dejar que los procesos burocráticos los hagan inmateriales”, apuntó.

Hay que cambiar la estructura jerárquica 

Como ejemplifica el Informe Anual 2015 – 2016 de INESI, uno de los procesos que limitan ese instituto es la toma de decisiones basado en un “modelo fragmentado verticalmente y jerarquizado en múltiples niveles [que] asfixia la capacidad para responder eficiente y eficazmente a las múltiples demandas de los asuntos de política pública que pretenden atajar”.

Un ejemplo que brinda Ortiz sobre el proceso centralizado es que, pedir un cheque para poder pagarle a un proveedor, necesita pasar por “cinco oficinas, cinco firmas y cinco vistos buenos”. INESI, funcionalmente adscrito a la Administración Central de la UPR, tiene que reportarse a cuatro juntas diferentes: Junta de Directores, Junta Consultiva Externa, Junta Consultiva General y Junta de Gobierno, además del presidente o presidenta de la universidad.

Indicó que este es un proceso que, sin duda, debería modernizarse para agilizar todo trámite.  Por tal razón, recomendó un modelo horizontal en el que se interconecten las once partes del sistema universitario que facilite los procesos fiscales, financieros y que brinde igualdad en la administración de cada unidad o recinto.

“No es relajar los estándares éticos y de sana administración, es establecer procesos que no pongan tantas barreras que matan la innovación. Hay que ver qué procesos pudieran darse ex post facto [después de hecho]. Dejar la innovación correr y luego requerir que se demuestre cómo le ha ido”, argumentó.

Pero, “existen problemas porque la cultura misma de la universidad la resiste. No es fácil cambiar la rutina de un empleado que está capturado en un proceso burocrático, que se le dice que las cosas tienen que ser así desde hace 30 o 40 años y que de momento quieran cambiarlos”, expuso Ortiz.

Estos cambios no deben resultar en un temor del personal administrativo. Si la UPR no moderniza su sistema, Ortiz vislumbró que los esfuerzos del gobernador terminarán en la misma situación que nos encontramos hoy que las agencias “terminan contratando otros recursos externos, porque saben lo difícil que es bregar con la universidad”.

Señaló que esto es lo que sucede, por ejemplo, con la Autoridad de Energía Eléctrica (AEE), que no contrata a los expertos de la UPR porque esta no maneja eficientemente sus contratos.

Esto podría representar una pérdida de cientos de millones de dólares para la universidad.

En diciembre, Diálogo reseñó que la UPR perdió el cuatrienio pasado unos $244.2 millones en contratos con el gobierno en comparación con la administración de Luis Fortuño.

“Son trampillas que nos ponemos nosotros mismos”

De igual forma sucede en el Institute of Research in Integrative Systems and Engineering (IRISE) del Recinto Universitario de Mayagüez, que brinda apoyo administrativo y particular a diferentes proyectos de investigación.

La queja principal de Rafael Rodríguez Solís, director de IRISE, es en la facturación de fondos externos, la que considera como una gestión “bien pobre, [que] no se hace con la constancia y [que] a veces se retrasa meses”.

Igualmente sucede con los procesos de compra, que “son más lentos de lo que pudieran ser. También las contrataciones hacen un poco lento todo el proceso por todas las firmas que hay que buscar y la cantidad de documentos es demasiada”, resaltó Rodríguez Solís, quien mencionó que entre los documentos que hay que enviar, se encuentra el de Asume y las planillas.

“Son trampillas que nos ponemos nosotros mismos”, sentenció el también profesor del Departamento de Ingeniería Eléctrica y Computadoras, aunque resaltó su optimismo en pensar que las personas que dirigen las oficinas administrativas puedan insertar en los empleados el valor de allegar fondos externos y que trabajen juntos para agilizar los procesos.

Sin embargo, cree en el potencial, peritaje y recursos de la UPR. “En la universidad hay un sinnúmero de recursos increíbles que pueden darle servicios al gobierno. Creo que no se había hecho porque no quieren escuchar lo que tenemos que decirle o porque no le decimos lo que ellos quieren, entonces prefieren buscar por otro lado”, concluyó.

Actualmente, entre los proyectos más importantes que tiene IRISE se encuentras dos con el National Oceanic and Atmospheric Administration (NOA).

“Hay que fortalecer las estructuras administrativas”

Otro de los centros afectado por todo ese vía crucis burocrático es el Instituto de Investigaciones Interdisciplinarias de la UPR en Cayey.

Allí, uno de los problemas principales se da al momento de contratar profesionales para sus investigaciones. Como la UPR está sujeta a la Oficina del Contralor, el instituto tiene que pedirle sobre 20 documentos al contratista para comenzar el trámite, muchos de los cuales “no son necesarios”, enfatizó la directora asociada, Vionex M. Marti.

“Yo quiero traer a una persona para que me dé una charla de una hora. Quiero pagarle $100. Pues uno de los trámites es que tiene que ir al Fondo del Seguro del Estado para asegurarse, esto por si la persona se cae tenga un seguro que los resguarde”, ejemplificó Marti. Indicó que mucho de los recursos terminan ofreciendo las conferencias gratuitamente por no pasar por el tedioso proceso.

Además de los documentos de Asume y planillas que había mencionado Rodríguez Solís, Marti añadió al trajín de papeles, del Fondo del Seguro del Estado y el del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM).

“El problema, quizás, no es la exigencia sino el tiempo que se consume. Es responsabilidad del gobierno y de la UPR hacer más ágil todos estos procesos”, añadió el director del instituto, Carlos Ramos Bellido, que en 10 años han allegado $14 millones en fondos externos a la institución.

Asimismo, el director añadió que otro aspecto que se tiene que tomar en consideración es el coste de formación para que el profesor pueda administrar y generar propuestas. “Si alguien no está dispuesto a cubrir esos gastos no va a procesar esos acuerdos entre el gobierno y la universidad”, dijo.

Según explicaron los directivos del instituto cayeyano, esa entidad también tiene problemas con profesores a los que Administración Central no sabe cómo pagarles, debido a sus cargas académicas y tiempo libre, según se establece en los reglamentos de la UPR.

Por esta razón, el rector de Cayey, Mario Medina Cabán, ha separado unos fondos semillas para catedráticos que deseen trabajar para el instituto que ascienden a $10 mil por profesor. Así, cuando contratan a un recurso y se le va a otorgar los fondos semillas, se firma un acuerdo donde el profesor se compromete a cumplir con el tiempo y buscar fondos externos, explicó Ramos Bellido.

Bellido y Marti coincidieron con el director de IRISE en que, el gobierno contrata empresas privadas para consultoría que tienen un precio equivalente al doble o triple que si contrataran a la UPR. Sin embargo, Marti añadió que tiene constancia de que esas empresas privadas terminan “por subcontratar profesores de la UPR”.

Por eso, Marti recomendó “fortalecer las estructuras administrativas para poder ofrecer los servicios. Hay sí, unos procesos institucionales, incluso leyes, que tendrían que ser evaluadas para facilitar esos procesos y eliminar las burocracias”.

“Eso tiene que venir acompañado de un repensar de cómo se administra y redistribuye el presupuesto de la UPR”, finalizó el director.

“Si hay interés se puede bregar con todo eso”

Si bien pareciera que la cultura burocrática de la UPR está muy arraigada en su funcionamiento y en sus trabajadores, el catedrático de la Escuela Graduada de Administración Pública, Mario Negrón Portillo, vislumbró un halo de esperanza.

“Es cuestión de que la gente esté dispuesta a sentarse y tengan disposición. Si hay interés tú puedes bregar con todo eso. Lo que hace falta es disposición y voluntad para hacerlo”, inquirió el catedrático sobre las estructuras burocráticas que impedirían la fluidez de la prestación de servicios al gobierno.

Sin embargo, resaltó puntualmente que la UPR no es un ente privado y que por tal tiene disposiciones y requerimientos que cumplir, debido a que maneja fondos públicos que tienen que ser justificados.

Asimismo, Negrón Portillo recordó el trabajo que realizó la Escuela de Planificación entre 1990 y 1994 con la Ley de Municipios Autónomos y cómo la UPR ofreció sus servicios de adiestramiento tanto al gobierno como a los alcaldes.

“En la universidad se pueden hacer mil cosas sin perder la perspectiva de la misión de la UPR. Va a ser un prestador de servicios, pero la universidad es la universidad”, sentenció el experto en administración pública.

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