Unos cuatro días era el tiempo mínimo para que una transcripción de crédito estuviera lista; dos firmas para darse de baja parcial de un curso y una fila kilométrica para pagar la matrícula o las deudas en la Oficina de Recaudaciones.
Algunos de estos procesos ya están disponibles para ser realizados por Internet, otros estarán completados para el 2018 en todo el sistema de la Universidad de Puerto Rico (UPR).
“Nosotros somos la primera institución educativa del País y no cabe duda que tenemos una educación de excelencia. Los sistemas que apoyan el quehacer administrativo y académico de la Institución tienen que estar a la altura del servicio que damos”, dijo el director de la Oficina de Sistemas de Información (OSI), Víctor Díaz.
Y es que, luego de que comenzara este proceso de mecanización de servicios en el año 2000, al fin los recintos y unidades de la UPR gozan de algunos servicios vía Internet, que agilizan los mismos y los hacen más accesibles al estudiantado y a la vez se convierte en un en un sistema homogéneo para la administración.
Al día de hoy, ya todo el modelo de Finanzas está implementado y para mediados del 2016 quedará finalizado el de Recursos Humanos, aseguró Díaz.
Entre los servicios que se encuentran en línea a través del portal.upr.edu son: información de cuentas, procesos de recaudación, registro de asistencia a clases, entrega de notas y todo lo relacionado a estudio y trabajo, becas y préstamos.
OSI ha retomado todos los proyectos que comenzaron hace 15 años, ahora con menos recursos, pero aseguran que lo están realizando en tiempo récord. “Desgraciadamente algunas personas no ven lo que se está haciendo para corregir los errores del pasado”, resaltó el director de la Oficina.
La Administración Central de la UPR, según una auditoría del 2014, invirtió más de $81 millones en licencias, servicios consultivos, equipos y otras prestaciones relacionados a la aplicación de Oracle EBS. En 12 años, solo se implementó el 25 por ciento de los módulos.
El informe cubrió las presidencias de: Norman Maldonado, Antonio García Padilla, José de la Torre, Miguel Muñoz y Jorge Sánchez como interino.
“En la actualidad, la compañía consultora Fusionworks se encarga de apoyar la implantación de los módulos”, añadió Díaz.
NEXT, un proyecto de la universidad
Todo lo relacionado a Asuntos Estudiantiles funciona bajo una tecnología que se desarrolló en el Recinto Universitario de Mayagüez (RUM) por José Cuevas, quien es el gestor del proyecto. “Lo bonito es que NEXT es un proyecto de la universidad para la universidad”, resaltó el director.
“Es un sistema que está a la medida de nuestra necesidad”, apuntó Díaz.
De hecho, el módulo de Asistencia Económica -dentro de Asuntos Estudiantiles- ya está funcionando en todos los recintos y unidades del sistema UPR de forma rápida, eficiente y con total transparencia.
“Es como sacar la cara nuevamente […] tenemos sistemas robustos y podemos ser ejemplo -inclusive- para otras instituciones educativas que ven en nosotros cosas que ellos quisieran hacer”, hizo hincapié Díaz.
En mayo, los estudiantes de las unidades de Aguadilla, Ponce, Humacao y Arecibo, y los Recintos de Ciencias Médicas y Mayagüez, pudieron acceder a sus notas antes que el Registrador las liberara. Para este fin del semestre todos los estudiantes de la UPR podrán hacerlo.
Otro de los aspectos que resaltó el egresado del RUM, fue la comunicación que se puede establecer entre profesor y estudiante vía NEXT, además de las bajas parciales con un solo “click”, la firma de nóminas y realización de préstamos que comenzarán como modelo piloto en enero de 2016.
Díaz aseguró que ya han tenido acercamientos de compañías que quieren comercializar la tecnología que se está desarrollando en la UPR para que otras instituciones educativas se beneficien de este producto.
“Esto para la Institución sería fantástico porque entonces podríamos capitalizar un producto que hicimos nosotros y podremos exportarlo a otras instituciones dentro de Puerto Rico y fuera”, mencionó con orgullo el director de OSI.
Para este proyecto se estimó una inversión de $3 millones, al finalizar los cuatro años, incluyendo la infraestructura, que según Díaz, es robusta y logra sustentar a todo el sistema UPR.
Cabe señalar, que NEXT lo trabajan empleados del Recinto de Mayagüez, quienes obtienen incentivos por -además de sus funciones- trabajar en el proyecto. Así, cuentan con colaboración de profesores y estudiantes del RUM.
Para finalizar, Díaz destacó que a los productos enlatados -aquellos que se compran en el mercado diseñados de forma general- no se les saca el provecho porque son complejos y “no necesariamente están hechos para la realidad administrativa”.
“Tú te tienes que ajustar a cómo estos productos funcionan”, sentenció.
Con esta misma fuerza que pronunció las palabras anteriores, concluyó, “tenemos la capacidad para hacer esto y muchas cosas más”.
