La Universidad de Puerto Rico (UPR) se convirtió esta semana en la primera entidad pública que transformará las transacciones que hasta ahora requerían de papel y firmas físicas, en tramitas totalmente digitales. Esta transformación reducirá gastos considerables en la compra de materiales de oficina y agilizará servicios y operaciones a través de todo el sistema.
Glorimar Ripoll Balet, directora de la Oficina de Servicios de Innovación y Tecnología del Gobierno de Puerto Rico (PRITS, por sus siglas en inglés), explicó que la UPR cumplió con completar las guías para el uso y validación de firmas electrónicas en el trámite de documentos públicos y otras transacciones que requieran de una firma. Estas guías surgen del manual establecido por el PRITS y que fue emitido para todas las agencias gubernamentales.
“Nos satisface que la UPR sea la primera entidad pública en completar las guías para incorporar las firmas electrónicas. Como directora ejecutiva del PRITS, siempre he mantenido un inmenso compromiso con la universidad porque es un pilar fundamental en los esfuerzos de innovación en Puerto Rico. Con estas guías y el apoyo brindado a la UPR, abrimos el camino a que sean los pioneros en la agenda de digitalización y transformación de las entidades públicas provocando eficiencias y economías, además de un mejor servicio a estudiantes y profesores, entre otros. Finalmente, rompemos la dependencia en el papel, en los expedientes físicos y las firmas presenciales”, detalló Ripoll Balet.
Por su parte, el presidente de la UPR, el doctor Jorge Haddock, señaló que el uso de estas guías agilizará el trámite de las facturas, contratos y cualquier otra gestión operacional en el sistema universitario público.
Anticipó, igualmente, que el equipo de Administración Central, y de las otras unidades y recintos, se prepara para comenzar este proceso electrónico a principios del 2021, una vez sea evaluado y aprobado por los cuerpos de gobernanza universitaria.
“Desde mi llegada en el 2018 impulsé la digitalización en las operaciones diarias de la universidad. Gradualmente, transformamos la cultura de uso de papel y la institución se va adaptando a las nuevas tecnologías que nos permiten la agilidad en las gestiones del sistema universitario y la eliminación de la burocracia. Cumplir con las guías de PRITS toma más relevancia en momentos de una emergencia de salud como la que vivimos. Próximamente, cuando comencemos a establecer las firmas electrónicas, los estudiantes, profesores y todos los empleados ya no tendrán que presentarse a una oficina, sino que, desde cualquier dispositivo electrónico, de manera remota, podrán aprobar la transacción. Estamos progresando y continuaremos, en el principal centro docente y científico de la isla, fomentando medidas tecnológicas en beneficio de nuestra comunidad universitaria”, puntualizó Haddock.
Mientras, el vicepresidente ejecutivo de Asuntos Académicos e Investigación de la UPR, el doctor Ubaldo Córdova, explicó el impacto que tendrá este cambio para beneficio de los estudiantes, profesores e investigadores de la institución.
“Con estas guías cerramos finalmente la brecha para que todo documento pueda gestionarse totalmente en digital y permitirnos medir con mayor precisión la agilidad de nuestros procesos administrativos. Esto tendrá un impacto significativo y duradero en el mejoramiento continuo de los servicios que ofrecemos. Además, junto a las nuevas tecnologías que estamos adoptando para facilitar la colaboración, la experiencia será mucho más moderna y segura”, indicó el académico.
La semana pasada, PRITS publicó el documento para que las 140 instrumentalidades públicas las adaptaran a sus procesos. La Carta Circular 2020-04, en cumplimiento con la Resolución Conjunta 76-2020, hace énfasis en el establecimiento de las guías para que el Gobierno de Puerto Rico acepte la presentación de facturas por bienes y servicios, así como los contratos electrónicos.
La misma dicta que una vez el PRITS, adopte y publique las guías, ninguna agencia, corporación o instrumentalidad pública del Gobierno de Puerto Rico, podrá rechazar un contrato o factura por haber sido generado por la vía electrónica conforme a las guías.
Además, la Ley 148-2006, Ley de Transacciones Electrónicas, según enmendada, establece que PRITS presentará los estándares para el uso de expedientes y firmas electrónicas por parte de las agencias y promoverá la interoperabilidad o consistencia con requisitos adoptados por el Gobierno Federal y organismos especializados reconocidos a nivel de la nación americana o internacional.
