Oficina de Registrador del Recinto de Río Piedras cumple 100 años

Cumplir años es una buena razón para celebrar y más aún si se tratan de cien años de historia, que son justo los que festeja este mes la Oficina del Registrador del Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico (UPR).

Anuarios, viejos expedientes y un acta firmada el 4 de octubre de 1915 mantienen vivo el momento en que la Junta de Síndicos de la Universidad de Puerto Rico resolvió crear una oficina con el fin de mantener al día todos los récords y datos estudiantiles. Para esa fecha, la Universidad llevaba doce años de establecida y ya contaba con el Colegio de Artes Liberales, el Colegio de Farmacia y la Escuela de Derecho lo que hizo que la población universitaria aumentara considerablemente.

El primer registrador oficial del Recinto de Río Piedras fue Juan M. Herrero. Después de él, 16 personas, en su mayoría profesores del Recinto, han ocupado el puesto. En la lista de registradores se destacan por su permanencia Juan Federico Maura, quien dirigió la oficina por 24 años y Juan Aponte, quien este año cumplió 28 años como registrador. Además, se destacan Stella Millán e Isabel Agostoni por ser las únicas dos mujeres en ser registradoras.

 

Inicialmente, la Oficina del Registrador tomó lugar en el Cuadrángulo Histórico Norte, donde actualmente ubica el Programa de Estudios de Honor. Hoy, está localizada en el segundo piso de la Torre Central del edificio Plaza Universitaria. Es bastante espaciosa y moderna. Allí, diariamente, decenas de personas solicitan diversos servicios esenciales en la vida de cualquier estudiante activo o inactivo.

Con el tiempo las responsabilidades de la Oficina se han multiplicado. Algunas de las funciones principales de los empleados que allí trabajan son coordinar los procesos de horarios de cursos y la matrícula con las facultades y los profesores a cargo de los cursos y registrar las notas y las bajas. También, junto con rectoría, se ocupan de diseñar el calendario académico. Además, deben realizar estadísticas sobre los estudiantes matriculados, los graduandos y los graduados, preparar diplomas, mantener un registro de los cursos ofrecidos y producir un catálogo de la oferta académica para cada semestre, entre otros. En el 1970 se les sumaron nuevas funciones relacionadas con el uso de fondos federales para becas y otras ayudas económicas y las auditorías correspondientes.

Aunque la función principal de la Oficina no ha cambiado, sí ha variado la manera de realizar los trabajos. Inicialmente, llevar un registro con todos los datos de cada uno de los estudiantes era una tarea muy ardua. “Todo se hacía a mano”, dijo a Diálogo, Aracelia Batista, registradora auxiliar. Batista, quien lleva 51 años trabajando en esa dependencia, señaló también que antes los documentos solo estaban disponibles en el idioma español.

Según fue avanzado la tecnología, la Oficina del Registrador hizo un esfuerzo por ajustarse a los tiempos. En 1987 la Registraduría de Río Piedras inauguró el uso del papel de seguridad para imprimir las copias de expedientes académicos. Luego, este método fue adoptado por todas las instituciones de educación superior del País.

El Recinto de Río Piedras también fue modelo para otras unidades del sistema UPR en 1992, cuando inauguró un sistema de información completamente electrónico. Desde entonces, ya no se guardan en papel los expedientes académicos y los documentos solicitados por los estudiantes se pueden imprimir automáticamente tanto en español como en inglés. Batista añadió que esta transformación del trabajo de análogo a digital facilitó la tarea de mantener al día los expedientes y redujo la cantidad de empleados en la Oficina puesto que ya no se necesitan personas dedicadas a escribir ni custodiar los expedientes físicos.

El volumen de trabajo es considerable. Con tantos estudiantes activos e inactivos “siempre hay algo que hacer”, indicó Batista y Aponte lo confirmó. Para él, lo ideal es que los estudiantes puedan hacer más cosas desde sus hogares. Por eso, hay planes de utilizar una nueva herramienta que permita al alumno bajar a sus equipos electrónicos más documentos oficiales.

En conmemoración de los cien años y los pasos que ha dado Registraduría hacia el mundo de la tecnología, sus empleados prepararon dos exposiciones con imágenes que muestran gran parte de la trayectoria de la universidad y de esa unidad. Los documentos y fotografías están ubicados en el área de servicio a los estudiantes y en el pasillo entre las oficinas del Registrador y de Admisiones, espacio al que Aponte y sus compañeros han bautizado como “el pasillo centenario”.

 

 

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