Letra a letra, mano a mano. Así fue el trabajo en la Oficina del Registrador del Recinto de Río Piedras hasta el 1975, cuando tras el arribo de las computadoras al mundo laboral se estableció un método distinto de manejar la información.
Desde entonces comenzaron a prepararse unas pegatinas o “labels” con la información de los estudiantes que luego eran adheridos sobre los expedientes de cartón. También se utilizaba la maquinilla.
Los primeros expedientes se encuentran guárdados en una bóveda de seguridad. (Deborah A. Rodríguez / Diálogo UPR
A partir de esa fecha los avances continuaron. Los registradores comenzaron a participar en las conferencias de la Asociación Americana de Registradores (AAR)donde se reunían especialistas en manejo de expedientes académicos y “se va aprendiendo”, según Juan M. Aponte Hernández, actual registrador del Recinto. Gracias a estas convenciones, las universidades en Puerto Rico y Estados Unidos conocieron nuevas estrategias para mejorar sus servicios.
Desde que se convirtió en registrador en 1987, Aponte Hernández ha participado en 21 reuniones anuales de la asociación. Por asuntos presupuestales no ha podido asistir a las reuniones desde el 2012. Sin embargo, se mantiene al tanto de las nuevas tecnologías a través de las publicaciones que emite la asociación y de la comunicación electrónica que mantiene con sus colegas.
Las acreditaciones universitarias obligan a mantener unos estándares que también han influido en el desarrollo de las registradurías. Aponte Hernández señaló que la asesoría de la AAR y las acreditaciones han ayudado a crear cosas que no existían a principios de siglo. Precisamente, de la primera reunión a la que asistió en abril del 1987 trajo la idea de imprimir los expedientes académicos en papel de seguridad. Hoy día este método de impresión es utilizado en todas las universidades del País.
Los expedientes también son microfirmados para salvaguardar la información. (Deborah A. Rodríguez / Diálogo UPR)
En 1992 el recinto riopedrense estableció el primer sistema de información estudiantil completamente computadorizado, según Aponte Hernández. Bajo dicho formato se encuentra todo el expediente, la información de la matrícula, las notas y las facturas, entre otros datos personales. Esto quiere decir que a partir del ’92 no se imprime en cartón, ni se guarda una copia física del expediente. Todo está en la memoria de la computadora.
“Lo ideal es que los estudiantes puedan hacer más cosas ellos desde sus casas”, señaló Aponte Hernández. Por eso se trabaja en la plataforma UPR Next, un proyecto colaborativo de computación con el Recinto Universitario de Mayagüez. “Ahora estamos trabajando la parte de registraduría”, declaró Aponte Hernández. Ya esta nueva plataforma permite al estudiante acceder a información relacionada con ayudas económicas y la asistencia a clases.
La transformación de análogo a digital “viéndola en retrospectiva y en un todo, pues fue un avance tremendo”, comentó Aracelia Batista, quien lleva 51 años trabajando en esa dependencia.
Origen artesanal
Durante la primera mitad del siglo XX el trabajo en Registraduría fue artesanal. Los primeros expedientes son “como tarjetas acumulativas grandes donde toda la información –datos personales, las notas, los cursos- se pasaba a mano”, destacó Aponte Hernández.
Cada unidad de Registraduría tenía asignadas unas “anotadoras” que se encargaban de llenar a mano toda la información necesaria en cada expediente académico. Batista, quien llegó a trabajar en 1964 en la División de Expedientes Académicos, recuerda claramente el arduo trabajo que realizaban.
Expediente académico a mano. (Deborah A, Rodríguez / Diálogo UPR)
“Las muchachas tenían a cargo los que estaban estudiando, los que estaban activos”, señaló Batista, quien es la registradora asociada. Esos expedientes debían estar listos para cuando llegaran los informes de notas. Añadió que había mucha presión pues el volumen de los estudiantes era considerable.
La prioridad del registrador eran los graduandos. “Esos récords tenían que estar ya con todas sus notas para que las compañeras que trabajaban en Grados y Diplomas pudieran decir: sí, se gradúa o no se gradúa”, explicó Batista. También, los expedientes eran importantes para identificar a los estudiantes que no contaban con el índice requerido para estar en la Universidad y para monitorear a los que no lograban entrar a las facultades por razones de aprovechamiento.
Por otra parte, la División de Expedientes Académicos mantenía un archivo de los alumnos inactivos. “Los estudiantes se inactivaban, pero ellos solicitaban servicios”, puntualizó Batista. Estos expedientes, todavía existen y están guardados en una bóveda de seguridad. También están microfilmados y guardados en un lugar no revelado. El nivel de responsabilidad con respecto al manejo de esta información es de tal delicadeza que si se desapareciera alguno de estos archivos, el registrador en turno podría enfrentar la ley.
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Deborah Rodríguez
Estudiante de Información y Periodismo en la Escuela de Comunicación de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. Se especializa en reportajes culturales y ambientales. Además, es cantante e improvisadora de la música típica puertorriqueña.
